Schuljahre
Unter System → Schuljahre pflegen Sie den Schuljahreskalender. Das klingt nach einer Nebensache, ist aber die Grundlage für zwei Dinge, die die ganze Anwendung durchziehen: das Ausbildungsjahr jedes Auszubildenden und die Zuordnung erfasster Zeiten.
Der Schuljahreskalender. Jedes Schuljahr besteht aus einer Bezeichnung und einem Stichtag.
Ein Schuljahr ist ein Stichtag
Ein Schuljahr wird durch genau ein Datum festgelegt: seinen Stichtag. Ab diesem Tag zählt alles zum neuen Schuljahr — bis zum Tag vor dem Stichtag des nächsten.
| Bezeichnung | Stichtag | Läuft bis |
|---|---|---|
| 2024/25 | 01.08.2024 | 31.07.2025 |
| 2025/26 | 01.08.2025 | 31.07.2026 |
| 2026/27 | 01.08.2026 | offen |
Das jüngste Schuljahr hat kein Enddatum — es läuft, bis Sie das nächste anlegen. Weil sich die Schuljahre lückenlos aneinanderreihen, gehört jedes Datum zu genau einem Schuljahr.
Der Schuljahreswechsel
Das ist der ganze Vorgang:
Ein neues Schuljahr anlegen — Bezeichnung und Stichtag, mehr nicht.
- Öffnen Sie System → Schuljahre.
- Klicken Sie oben rechts auf das Pluszeichen.
- Tragen Sie eine Bezeichnung ein, zum Beispiel
2027/28. - Setzen Sie den Stichtag, zum Beispiel den 01.08.2027.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Fertig. Es werden keine Daten von Auszubildenden verändert, keine Stunden umgebucht, kein Sonderpasswort gebraucht und niemand muss sich abmelden.
Ein Schuljahr wird erst an seinem Stichtag wirksam. Sie können den nächsten Jahrgang also längst erfassen, während das laufende Jahr noch nicht zu Ende ist — siehe Auszubildende.
Was daraus automatisch folgt
Das Ausbildungsjahr der Auszubildenden. Es ergibt sich aus dem Eintrittsschuljahr und der Anzahl der seither begonnenen Schuljahre. Am Stichtag rücken alle von selbst ein Jahr weiter — Sie müssen nichts umstellen und können niemanden vergessen. Wer über das letzte Ausbildungsjahr hinausrückt, hat die Ausbildung beendet und verschwindet aus den Einsatzplänen.
Die Zuordnung erfasster Zeiten. Jeder Stundeneintrag und jede Fehlzeit gehört über ihr Datum eindeutig zu einem Schuljahr. Eine Fehlzeit am 31.07.2026 zählt zu 2025/26, eine am 01.08.2026 zu 2026/27. Auswertungen pro Schuljahr sind damit jederzeit möglich, auch rückwirkend.
Ein Schuljahr bearbeiten
Bezeichnung und Stichtag lassen sich nachträglich ändern.
- Klicken Sie das Schuljahr in der Liste an.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Ändern Sie Bezeichnung oder Stichtag.
- Klicken Sie auf Speichern.
Verschieben Sie einen Stichtag, verschieben sich damit auch die Ausbildungsjahre aller betroffenen Auszubildenden und die Schuljahres-Zuordnung aller Stunden und Fehlzeiten rund um dieses Datum. Ein Auszubildender kann dadurch in einen anderen Reiter der Einsatzpläne rutschen, und Auswertungen früherer Jahre können sich ändern.
Ändern Sie einen Stichtag nur, wenn er tatsächlich falsch erfasst wurde — nie, um planerisch etwas zu verschieben.
Ein Schuljahr löschen
Ein Schuljahr lässt sich nur löschen, solange nichts darauf verweist. Die Anwendung lehnt die Löschung ab, wenn Auszubildende dieses Schuljahr als Eintrittsschuljahr haben.
Durch das Löschen rücken alle Ausbildungsjahre danach um eines zurück, weil ein Jahr aus der Zählung verschwindet. Löschen Sie ein Schuljahr nur, wenn Sie es versehentlich angelegt haben und noch niemand darin steht.
Häufige Fragen
Wir haben vergessen, das Schuljahr anzulegen — was jetzt? Legen Sie es nach. Der Stichtag liegt dann in der Vergangenheit, wirkt aber genauso: Alle Auszubildenden rücken rückwirkend zum Stichtag weiter, und alle Stunden und Fehlzeiten seit diesem Datum werden dem neuen Schuljahr zugeordnet.
Ein Auszubildender steht im falschen Ausbildungsjahr. Dann stimmt sein Eintrittsschuljahr nicht. Korrigieren Sie es in seinem Konto unter Auszubildende — am Kalender selbst müssen Sie nichts ändern.
Ein Auszubildender wird gar nicht mehr angezeigt. Dann ist er rechnerisch über das letzte Ausbildungsjahr hinaus — oder sein Eintrittsschuljahr hat noch nicht begonnen. Beide finden Sie unter Weitere Einsatzpläne.