Auszubildende
Unter Nutzer → Auszubildende verwalten Sie die Konten der Auszubildenden.
Die Liste zeigt jeden Auszubildenden mit seinem aktuellen Ausbildungsjahr.
Das Ausbildungsjahr wird gerechnet, nicht gepflegt
Das ist der wichtigste Punkt dieser Seite: Sie tragen nirgendwo ein, in welchem Ausbildungsjahr jemand steht. Die Anwendung rechnet es aus zwei Angaben aus:
- dem Eintrittsschuljahr — in welchem Schuljahr die Person angefangen hat,
- dem Ausbildungsjahr bei Eintritt — fast immer
1.
Sobald ein neues Schuljahr beginnt, rücken alle Auszubildenden von selbst ein Jahr weiter. Es gibt keinen Knopf für den Jahreswechsel, und es kann auch niemand vergessen werden. Mehr dazu unter Schuljahre.
Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist eine Wiederholung oder ein Übersprung — und auch die wird nicht als Ausbildungsjahr eingetragen, sondern als das eine Schuljahr, in dem abgewichen wurde. Siehe Wiederholt oder übersprungen.
Einen Auszubildenden anlegen
Das Formular für ein neues Konto. Benutzername und Passwort bleiben leer — die Anwendung erzeugt beide.
- Öffnen Sie Nutzer → Auszubildende.
- Klicken Sie oben rechts auf das Pluszeichen.
- Tragen Sie Vorname und Nachname ein.
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, wenn die Person ihre Zugangsdaten per Mail bekommen soll.
- Prüfen Sie das Eintrittsschuljahr — voreingestellt ist das laufende.
- Lassen Sie Ausbildungsjahr bei Eintritt auf
1, außer bei Quereinsteigern. - Klicken Sie auf Erstellen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nutzername | Wird automatisch erzeugt, wenn Sie ihn frei lassen. Nur Administratoren können ihn selbst setzen. |
| Passwort | Wird automatisch erzeugt, wenn Sie es frei lassen. Setzen Sie hier eines von Hand, verschickt die Anwendung keine E-Mail. |
| Vorname, Nachname | Pflichtfelder. |
| Freiwillig, aber ohne sie kann die Person ihr Passwort nicht selbst zurücksetzen. | |
| Handynummer | Freiwillig. |
| Eintrittsschuljahr | Das Schuljahr, in dem die Ausbildung beginnt. Bestimmt zusammen mit dem Kalender das Ausbildungsjahr. |
| Ausbildungsjahr bei Eintritt | In welchem Ausbildungsjahr die Person startet. Fast immer 1. |
| Aktuelles Ausbildungsjahr | Nur zur Anzeige — errechnet. |
| Gruppen | Bestimmt die Berechtigungen. Neue Konten kommen automatisch in die für Auszubildende vorgesehenen Gruppen. |
| Notizen | Freitext über diese Person. Nur für Lehrende sichtbar — nicht für den Auszubildenden selbst. Siehe unten. |
Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt und haben Sie kein Passwort von Hand gesetzt, schickt die Anwendung Benutzernamen und erstes Passwort direkt an die Person. Ohne Adresse müssen Sie die Zugangsdaten selbst weitergeben.
Den nächsten Jahrgang im Voraus anlegen
Sie können eine ganze Klasse erfassen, lange bevor sie anfängt.
- Legen Sie unter System → Schuljahre das kommende Schuljahr an, falls es noch fehlt.
- Legen Sie die Auszubildenden an und wählen Sie dieses kommende Schuljahr als Eintrittsschuljahr.
Bis zum Stichtag erscheinen diese Konten ohne aktives Ausbildungsjahr — sie stehen also nicht in den Einsatzplänen, sondern unter Weitere Einsatzpläne. Am Stichtag rutschen sie ohne weiteres Zutun ins 1. Ausbildungsjahr.
Einen Auszubildenden bearbeiten
Ein aufgeklapptes Konto. Aktuelles Ausbildungsjahr ist ausgegraut, weil es errechnet wird.
- Klicken Sie die Person in der Liste an — der Eintrag klappt auf.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Ändern Sie die Felder.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das Eintrittsschuljahr verschiebt das Ausbildungsjahr dieser Person — und damit, in welchem Reiter der Einsatzpläne sie auftaucht. Korrigieren Sie es nur, wenn es tatsächlich falsch erfasst wurde.
Das Ausbildungsende
Ein regulärer Abschluss muss nirgends eingetragen werden. Wer über das letzte Ausbildungsjahr hinaus vorrücken würde, hat die Ausbildung beendet: Das Konto verschwindet aus den Einsatzplänen und steht danach unter Weitere Einsatzpläne — samt aller Einsätze und Stunden, die dort weiterhin einsehbar bleiben.
Wiederholt oder übersprungen
Die Regel „ein Schuljahr, ein Ausbildungsjahr weiter" stimmt fast immer. Für die Fälle, in denen sie nicht stimmt, gibt es im aufgeklappten Konto den Abschnitt Wiederholt oder übersprungen.
Ein Konto mit einer Wiederholung. Ohne Eintrag rückt der Auszubildende jedes Schuljahr ein Jahr auf.
Ein Eintrag nennt das Schuljahr, in dem abgewichen wird — nicht das Ausbildungsjahr. Ab dessen Stichtag zählen alle folgenden Jahre entsprechend weiter.
- Klappen Sie das Konto in der Liste auf.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Wählen Sie im Abschnitt Wiederholt oder übersprungen das Schuljahr.
- Wählen Sie unter Anpassung entweder Wiederholt oder Übersprungen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Einen Eintrag entfernen Sie über das x an seinem Feld. Das Ausbildungsjahr rechnet sich sofort neu.
| Anpassung | Wirkung |
|---|---|
| Wiederholt | Der Auszubildende bleibt in diesem Schuljahr im selben Ausbildungsjahr. |
| Übersprungen | Er rückt in diesem Schuljahr um zwei Ausbildungsjahre vor. |
Eine Anpassung ist nur für Schuljahre nach dem Eintrittsschuljahr möglich — was jemand beim Eintritt mitbringt, steht im Feld Ausbildungsjahr bei Eintritt. Je Schuljahr ist höchstens eine Anpassung möglich, und das Ergebnis muss ein gültiges Ausbildungsjahr bleiben.
Wer ein Jahr wiederholt, gehört ab dem Stichtag zum Jahrgang darunter. Bei Einsatzarten mit einheitlichen Terminen bekommt er damit die Termine dieses Jahrgangs — seine Einsatzzeiträume werden entsprechend neu geschrieben.
Notizen zu einem Konto
Zu jedem Konto lässt sich ein Freitext hinterlegen — für Absprachen, Nachteilsausgleiche oder was sonst im Alltag zu dieser Person zu wissen ist.
Die Notiz steht oben auf der Seite des Auszubildenden und lässt sich dort direkt bearbeiten.
Sie erreichen sie an zwei Stellen:
- im Konto unter Nutzer → Auszubildende, im Feld Notizen,
- oben auf der Einsatzplan-Seite dieser Person, über Notiz hinzufügen beziehungsweise das Stiftsymbol.
In der Blockansicht erscheint die Notiz zusätzlich klein unter dem Namen; ist sie zu lang, wird sie gekürzt und beim Verweilen mit der Maus vollständig angezeigt.
Die Notiz ist für die Person, über die sie geschrieben wurde, nicht sichtbar — sie taucht in deren eigenem Konto nicht auf. Sichtbar ist sie für alle, die Konten verwalten dürfen. Schreiben Sie trotzdem nichts hinein, das Sie der Person nicht auch sagen würden: Auskunftsrechte gelten unabhängig davon, was die Oberfläche anzeigt.
Passwort und Gruppen
Passwort neu setzen — hilfreich, wenn jemand keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat und sich nicht mehr anmelden kann: Klappen Sie das Konto auf und nutzen Sie die Funktion zum Ändern des Passworts.
Gruppen ändern — die Gruppenmitgliedschaft bestimmt die Berechtigungen. Sie ist im aufgeklappten Konto im Feld Gruppen sichtbar und lässt sich dort ändern, wenn Sie dazu berechtigt sind.
Ein Konto löschen
- Klappen Sie das Konto auf.
- Klicken Sie auf das Löschsymbol.
- Bestätigen Sie die Rückfrage.
Beim Löschen verschwinden alle Einsätze, Zeiträume, Fehlzeiten und Stundeneinträge dieser Person. Ehemalige Auszubildende stehen ohnehin nicht mehr in den Einsatzplänen — es gibt also selten einen Grund, ein Konto zu löschen statt es einfach stehen zu lassen.