Häufige Fragen
Die Fragen, die im Schulalltag am häufigsten aufkommen — mit der kürzestmöglichen Antwort und einem Verweis auf die ausführliche Erklärung.
Anmeldung und Konto
Ich kenne meinen Benutzernamen nicht mehr. Benutzernamen werden erzeugt und lassen sich nicht erraten. Fragen Sie die Person, die Ihr Konto verwaltet — sie kann ihn in der Kontenliste nachsehen.
Ich habe mein Passwort vergessen. Nutzen Sie Passwort vergessen auf der Anmeldeseite. Sie brauchen dafür Ihren Benutzernamen, nicht Ihre E-Mail-Adresse. Siehe Erste Schritte.
Ich bekomme keine E-Mail zum Zurücksetzen. Prüfen Sie zuerst den Spam-Ordner. Kommt nichts an, ist vermutlich keine E-Mail-Adresse in Ihrem Konto hinterlegt — dann kann Ihnen nur die Verwaltung ein neues Passwort setzen.
Ein Menüpunkt fehlt bei mir. Dann fehlt Ihnen die Berechtigung dafür. Menüpunkte, die Sie nicht nutzen dürfen, werden ausgeblendet statt gesperrt. Wenden Sie sich an die Verwaltung. Siehe Die Oberfläche.
Auszubildende und Ausbildungsjahre
Wie stelle ich das Ausbildungsjahr eines Auszubildenden um? Gar nicht — es wird berechnet. Stimmt es nicht, stimmt das Eintrittsschuljahr nicht. Siehe Auszubildende.
Muss ich zum Schuljahreswechsel alle Auszubildenden hochstufen? Nein. Legen Sie das neue Schuljahr mit seinem Stichtag an — alle rücken an diesem Tag von selbst weiter. Siehe Schuljahre.
Ein Auszubildender ist plötzlich verschwunden. Entweder steht er rechnerisch außerhalb der unterrichteten Ausbildungsjahre — noch nicht gestartet oder bereits fertig —, dann finden Sie ihn unter Weitere Einsatzpläne. Oder es ist ein Abgangsdatum eingetragen und dieses ist inzwischen erreicht; dann steht er unter Nutzer → Archiv. Siehe Vorzeitiger Abgang.
Wir haben vergessen, das neue Schuljahr anzulegen. Legen Sie es nach. Der Stichtag wirkt rückwirkend, alles sortiert sich von selbst richtig ein.
Kann ich den nächsten Jahrgang schon jetzt erfassen? Ja. Legen Sie das kommende Schuljahr an und wählen Sie es als Eintrittsschuljahr. Bis zum Stichtag stehen diese Auszubildenden außerhalb der Ausbildungsjahre. Siehe Auszubildende.
Muss ich einen Abschluss eintragen? Nein. Wer über das letzte Ausbildungsjahr hinausrückt, gilt als fertig. Nur ein vorzeitiger Abgang will eingetragen werden — siehe die nächste Frage.
Jemand verlässt die Schule vorzeitig, etwa nach dem 2. Ausbildungsjahr. Tragen Sie im Konto ein Abgangsdatum ein. Ab dann bekommt die Person keine Jahrgangstermine mehr zugewiesen, die nach diesem Tag beginnen; ab dem Tag selbst verschwindet sie aus der Einsatzplanung. Alles bereits Erfasste bleibt erhalten und ist über Nutzer → Archiv weiter einsehbar. Löschen Sie das Datum wieder, ist der Abgang rückgängig gemacht. Siehe Vorzeitiger Abgang.
Wo sehe ich die Fehlzeiten einer einzelnen Person? Auf ihrer Einsatzplan-Seite im aufklappbaren Bereich Fehlzeiten. Für abgegangene Auszubildende ist das der einzige Weg — die Fehlzeitenübersicht wählt nach Ausbildungsjahr aus, und in einem stehen sie nicht mehr.
Jemand hat ein Jahr wiederholt — wie trage ich das ein? Im Konto der Person unter Wiederholt oder übersprungen. Sie wählen dort das Schuljahr, in dem wiederholt wurde, nicht das Ausbildungsjahr. Ab dessen Stichtag zählt alles entsprechend weiter. Beim Hinzufügen räumt die Anwendung die Planung dieses Schuljahres und gibt der Person die Termine ihres neuen Jahrgangs — eine Vorschau zeigt vorher, was dabei wegfällt. Siehe Auszubildende.
Zählen die Stunden und Fehlzeiten aus dem wiederholten Jahr weiter mit? Nein. Das Jahr wird neu begonnen, deshalb bleibt der wiederholte Versuch zwar vollständig einsehbar, geht aber in keine Summe mehr ein — als nicht gewertet gekennzeichnet. Wollen Sie das anders, nehmen Sie beim Eintragen den Haken … nicht werten heraus. Siehe Das wiederholte Jahr zählt nicht mehr.
Ich habe eine Wiederholung versehentlich eingetragen — wie mache ich das rückgängig? Entfernen Sie den Eintrag über das Mülleimersymbol an seiner Zeile im Ausbildungsverlauf. Der Auszubildende kehrt in seinen alten Jahrgang zurück, bekommt dessen Jahrgangstermine und das wiederholte Schuljahr zählt wieder mit. Auch das wird vorher in einer Vorschau gezeigt. Beachten Sie: Urlaub, Fehlzeiten und Praxisbegleitungen, die beim Eintragen verloren gingen, kommen dabei nicht zurück. Siehe Einen Eintrag wieder entfernen.
Wo halte ich fest, was ich über einen Auszubildenden wissen muss? Im Feld Notizen — im Konto oder oben auf der Einsatzplan-Seite der Person. Die Notiz ist für die Person selbst nicht sichtbar. Siehe Auszubildende.
Einsätze und Zeiträume
Ich kann keinen Zeitraum anlegen — es kommt eine Fehlermeldung. Drei Gründe sind möglich: Der Zeitraum überschneidet sich mit einem anderen Zeitraum desselben Auszubildenden (auch aus einem anderen Einsatz); zum Startdatum ist noch kein Praxispartner zugeordnet; oder Start- und Enddatum stehen verkehrt herum. Die Meldung nennt den konkreten Grund. Siehe Zeiträume und Fehlzeiten.
Warum kann ich einen Auszubildenden nicht zweimal derselben Einsatzart zuordnen? Weil ein Einsatz die gesamte Umsetzung einer Einsatzart abbildet. Findet sie in mehreren Abschnitten statt, legen Sie mehrere Zeiträume innerhalb desselben Einsatzes an.
Der Praxispartner hat gewechselt — muss ich einen neuen Einsatz anlegen? Nein. Ordnen Sie dem bestehenden Einsatz den neuen Partner mit dem passenden Startdatum zu. Der alte bleibt als Historie erhalten. Siehe Einsätze planen.
Warum kann ich den letzten Praxispartner nicht entfernen? Weil sonst nicht mehr nachvollziehbar wäre, wo der Einsatz stattgefunden hat. Ordnen Sie erst den neuen Partner zu, dann lässt sich der alte entfernen.
Ich möchte einen Einsatz komplett neu planen. Löschen Sie die einzelnen Zeiträume, nicht den Einsatz. Beim Löschen des Einsatzes gehen auch die erfassten Stunden verloren.
Ich kann die Zeiträume eines Einsatzes nicht bearbeiten. Dann hat die Einsatzart einheitliche Termine je Ausbildungsjahr und der Zeitraum trägt die Markierung Jahrgang. Er kommt aus dem Terminplan und wird dort für alle gemeinsam geändert. Soll er nur für eine Person anders sein, lösen Sie ihn vom Jahrgang. Siehe Einen Auszubildenden von einem Termin ausnehmen.
Wie trage ich einen Schulblock für die ganze Klasse ein? Einmal über den Terminplan der Einsatzart, nicht dreißig Mal einzeln. Klicken Sie im Plan auf einen freien Tag, wählen Sie die Einsatzart mit der Kennzeichnung ganzer Jahrgang und tragen Sie den Zeitraum ein. Siehe Termine für einen ganzen Jahrgang.
Die Vorschau sagt, bei manchen Auszubildenden geht es nicht. Die haben an diesen Tagen bereits einen anderen Einsatz. Der Rest des Jahrgangs bekommt den Termin trotzdem; um die genannten Personen kümmern Sie sich einzeln.
Ein Praxisbegleitungstermin fällt aus — löschen oder absagen? Absagen. Der Termin bleibt dann in der Liste nachvollziehbar stehen, zählt aber nicht mehr mit. Siehe Praxisbegleitung.
Stunden
Warum kann ich die erbrachten Stunden nicht direkt eintragen? Weil sie die Summe aller Stundeneinträge sind. Ändern Sie stattdessen einen Eintrag oder legen Sie einen neuen an. Siehe Stunden erfassen.
Wie viele Stunden hat jemand in einem bestimmten Schuljahr gemacht? Öffnen Sie die erbrachten Stunden des Einsatzes — die Tabelle oben zeigt jedes Schuljahr einzeln und kumuliert.
Mein Stundeneintrag wird mit einer Datumsmeldung abgelehnt. Das Datum liegt vor dem Stichtag des ersten angelegten Schuljahres. Der Eintrag ließe sich dann keinem Schuljahr zuordnen. Legen Sie das fehlende frühere Schuljahr an oder korrigieren Sie das Datum.
Zählen Fehlzeiten von den erbrachten Stunden ab? Nein. Fehlzeiten und Stundeneinträge werden getrennt geführt. Sie erfassen die tatsächlich erbrachten Stunden — was gefehlt hat, tragen Sie dort schlicht nicht ein.
Wie viel hat die ganze Klasse gefehlt? Über Tools → Fehlzeiten. Dort steht je Auszubildendem und Ausbildungsjahr, wie viel entschuldigt und unentschuldigt gefehlt wurde. Siehe Fehlzeitenübersicht.
Plan und Ansicht
Was bedeuten die Muster in den Tageskästchen? Kreuzmuster = Urlaub, Schrägmuster = Fehlzeit, orangefarbener Rahmen = Praxisbegleitung, violettes „Z“ = Zwischenprüfung, rotes „A“ = Abschlussprüfung, blass = Wochenende. Die Legende steht auch in der Anwendung hinter dem Fragezeichen über dem Plan. Siehe Einsatzpläne lesen.
Wie sehe ich ein ganzes Ausbildungsjahr statt nur eines Monats? Schalten Sie über dem Plan auf die Blockansicht um.
Wie komme ich schnell zu einem weit entfernten Monat? Über den Knopf Monat auswählen (Kalender mit Stift) rechts oben im Plan.
Kann ich mit dem Handy arbeiten? Zum Nachschlagen ja. Zum Planen ist ein größerer Bildschirm deutlich angenehmer, weil im Monatsplan sonst nur jeder Montag in voller Größe dargestellt wird.
Fehler und Rückfragen
Wer hat das geändert? Das Änderungsprotokoll unter System → Logs zeigt jede Änderung mit altem und neuem Wert. Grenzen Sie mit den Filtern über der Liste auf Objektart, Aktion, Person und Zeitraum ein. Siehe Logs.
Ich habe versehentlich etwas gelöscht. Es gibt keine Wiederherstellung. Im Änderungsprotokoll stehen aber die alten Werte, sodass Sie den Eintrag von Hand neu anlegen können.
Eine Aktion schlägt fehl und ich verstehe die Meldung nicht. Die rote Meldung nennt in der Regel das betroffene Feld und den Grund. Hilft das nicht weiter, notieren Sie sich Uhrzeit und Ihre letzte Aktion und wenden Sie sich an die Person, die die Anwendung betreut.